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あなたの仕事を効率よく進めるためのポイント【生産性向上とクオリティーアップに繋がる】

あなたの仕事を効率よく進めるためのポイント【生産性向上とクオリティーアップに繋がる】

こんにちは、

氷河期世代クリエイターのYOHEIです。

アイデアやデザインを考えたりすることは、良いものを追求しようとすると、

永遠に追求することができます。

しかし、時間は限られています。

そして仕事には納期があります。

そこで、効率よく仕事(私の場合だとデザイン業務)を進めるために

特に意識している二つのポイントについて記事にしてみました。

本記事では、効率よく仕事を進める方法について考えてみました。

他にも色々あると思いますが、効率よく仕事を進めれていない人は、

一つの方法として取り入れてみてはいかがでしょうか?

 

もくじ

1. あなたの仕事を効率よく進めるためのポイントとして、最初に意識すべきこと

2. 効率よく仕事を進めるためには、日・時間単位で自分自身に締め切りを設定する

3. 作業時間を見積れるスキルを身につける【生産性向上とクオリティーアップに繋がる】

4. まとめ:仕事を効率よく進めることは、誰でも実現可能です

 

1. あなたの仕事を効率よく進めるためのポイントとして、最初に意識すべきこと

最初に意識すべきことは、部分的なクオリティーより、全体を完成させることを優先させることです。

 

例えば、12ページのパンフレットを作るお仕事があるとします。

効率よく進められない人は、パンフレット全体のことを考えられてなく、部分ごと(表紙など)に延々と納得いくものができるまで考えようとしてしいまいます。

そうすると、最初に記載したように、追求しようとすると永久にすることができます。

それでは他のページを作る時間がなくなります。なので、まず納得がいっていなくても、必要な情報が入り形になっていれば、ひとまずOKとする事がポイントになります。

また、一部分のクオリティーだけが高くても、全体のクオリティーの平均点が低くては良くありません。まず形になれば良しとしましょう。

 

2. 効率よく仕事を進めるためには、日・時間単位で自分自身に締め切りを設定する

次に重要なポイントは、自分自身に日・時間単位で締め切りを設定することです。

効率よく進められていない方によくありがちなのが、いつまでに仕上げるといったスケジュールは決めれるのですが、その締め切りまでの間のスケジュールは決めないまま進行してることが見受けられます。

その理由によくあるのが、

今日どれぐらいできるかやってみないと分からないといったものや、それを考えること自体がめんどくさい(また、時間がもったいない)といったことがあります。

しかしそれでは、一向に効率は良くなりません。

そこで、

1.まず、締め切りから逆算し、1日にこなさなければならない業務量を割り出します。

(仮に2ページ作ることになるとします)

 

2.次に1日の作業時間を決めます。

1日の内、8時間が作業できるとした場合、1ページに割り当てる時間が見えてきます。1ページ4時間と設定しても良いですし、1ページが3時間でできたら、残りを5時間かけてもOKです。もしくは明日の作業を前倒ししてもOKです

もちろん、8時間以上かかり進行が遅れてしまうこともあると思います。

しかし、そいったことも時間を細かく設定していれば、他の日の作業時間で調整することが考えやすくなります。

そして、全体が納期より早く仕上がれば、残りの時間をクオリティーアップに費やすこともできるのです。もし間に合わないとしても、早い段階で分かるので対策する余地があります。

細かくスケジュールを決めていなければどうなるでしょう?

納期直前に間に合わないといったことになるでしょう。

なので、1日の時間単位まで自分に締め切りを設定することが、効率よく進めるポイントになります。

 

3.とにかく時間を意識する。

慣れないうちは、作業に没頭してしまい時間を忘れることがあります。それでは細かくスケジュールを設定していても意味がありません。常に意識することを心がけましょう。

 

3. 作業時間を見積れるスキルを身につける【生産性向上とクオリティーアップに繋がる】

時間を意識して作業を進めることができるようになると、経験した作業に対してどれくらいの時間がかかるか分かるようになります。そうすると、作業開始前に納期までの精度の高いスケジュール配分が分かるようになります。

さらに、そこで分かることは

・納期まで一人でできるのか?(また、何人必要なのか)

・一人でできるがクオリティーアップに費やせる時間はない

といったことも分かります。

そうすると、作業を始める前にそういったことも調整の余地があるのです。(受けるべきかどうかも含め)それが分からないまま仕事を受けてしまうと、受けた以上こちらの責任になってしまいます。そういったことを回避するためにも、作業時間を見積るスキルが必要になります。

逆にそのスキルがあると、時間配分も自分が決める事ができるのです。(全てと言うわけではありませんが)予備時間を配分し、クオリティーアップに費やすも良し、自分の時間に費やすも良しです。または、新しいことにチャレンジするのも新たなスキルアップに繋がってよいかもです。

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最後に一つ重要なポイントがあります。

それは、余裕を持ったスケジュールにすることです。

ギリギリのスケジュール配分にすると、逆に時間に追われる事になり、精神的にしんどい状態になることも考えられます。そこはしっかり考えてスケジュールを作りましょう!

 

4. まとめ:仕事を効率よく進めることは、誰でも実現可能です

今回は、仕事を効率よく進めるためのポイントを紹介させていただきました。

本記事の内容を要約しておきます。参考になれば幸いです。

ではでは。

(・o・)

まとめ

1. あなたの仕事を効率よく進めるためのポイントとして、最初に意識すべきこと

  • 部分的なクオリティーより、全体を完成させることを優先させる
  • 納得がいっていなくても、必要な情報が入り形になっていれば、ひとまずOKとする
  • 一部分のクオリティーだけが高くても、全体のクオリティーの平均点が低くては良くない

2. 効率よく仕事を進めるためには、日・時間単位で自分自身に締め切りを設定する

  • 1日の時間を細かく設定していれば、進行が遅れても他の日の作業時間で調整することが考えやすくなる
  • 全体の進行状況が分かれば、余裕をもって業務に取り組める
  • 常に時間を意識して取り組むことが大事

3. 作業時間を見積れるスキルを身につける【生産性向上とクオリティーアップに繋がる】

  • 納期までの精度の高いスケジュール配分ができるようになり、クオリティーアップの為の時間や、自分の自由時間を捻出できるようなる
  • スケジュールには、余裕を持たせる

 

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